4. Finalidades 

Coltolima Ltda tratará los datos personales de acuerdo con las siguientes finalidades y según la calidad del titular: 

Empleados y Contratistas: los datos serán tratados para gestionar la vinculación, desarrollo y terminación de la relación laboral o civil que surja entre el empleado y Coltolima Ltda., la gestión contable, administrativa, financiera y tributaria de nómina y honorarios, pago de prestaciones sociales y auxilios cuando haya lugar o reconocimiento de estos, diseño y ejecución de planes de formación y capacitación, planes de bienestar, orden de práctica de exámenes médicos periódicos de salud ocupacional, evaluaciones de desempeño, afiliaciones al sistema de seguridad social y caja de compensación cuando corresponda, verificación de información, identidad y datos financieros, cumplimiento de todas las obligaciones establecidas en el contrato y la legislación laboral o civil, resolución de diferencias a través de mecanismos alternativos de resolución de conflicto o defensa judicial, atención en caso de emergencia, fines estadísticos e históricos, transmisión a terceros aliados u otras entidades para adelantar los fines indicados, y las demás finalidades para las cuales los empleados y/o contratistas otorguen su autorización. 

Postulantes a ofertas de empleo: los datos personales serán tratados con el fin de adelantar, directa o indirectamente, procesos de selección y contratación de personal, lo cual incluye entrevistas, exámenes médicos, análisis de perfiles y verificación de datos con antiguos empleadores y referencias personales y/o comerciales. En caso de no ser seleccionado, la información se conservará durante 6 meses luego de radicadas

Clientes: los datos serán tratados para adelantar las actividades propias y relacionadas con la comercialización de vehículos automotores, maquinaria agrícola y/o industrial, repuestos, y accesorios, prestación de los servicios de mantenimiento, reparación y aprovisionamiento en sus talleres y establecimientos de comercio, trámite y transmisión de datos a entidades para la matrícula de vehículos, aseguramiento, otorgamiento de crédito de financiación de vehículos, y terceros aliados en la prestación de los servicios antes mencionados, establecer contacto telefónico, vía mensaje de texto, WhatsApp, y/o correo electrónico para el envío de información sobre revisiones periódicas, agendamiento de visitas, información publicitaria de nuestros servicios y productos comercializados, así como de promociones, descuentos, eventos, alianzas, novedades, gestión contable, financiera y tributaria de pagos y relaciones comerciales, hacer análisis de data y estudios de mercadeo, brindar atención al cliente, la atención de peticiones, quejas, reclamos y cualquier solicitud efectuada, defensa judicial en caso de conflicto o diferencia, para fines históricos y estadísticos de las relaciones comerciales, las actividades propias para la ejecución del objeto social y las demás para las cuales sean otorgadas las autorizaciones respectivas. 

Proveedores: los datos serán tratados para contactar y contratar a proveedores, verificar datos y experiencia, estudiar el perfil, gestionar el adecuado cumplimiento del objeto y obligaciones del contrato celebrado con el respectivo proveedor o de la relación comercial establecida con éste, gestionar contable, financiera, administrativa y tributariamente los pagos correspondientes, defensa judicial en caso de alguna diferencia, terminación y liquidación de la relación comercial, transmisión de los datos para los fines indicados, y en general para adelantar todas las actividades que sean necesarias en virtud de dicha relación, así como las demás establecidas en las autorizaciones recibidas de los titulares.

Público en general: los datos serán tratados para adelantar, directa o indirectamente, y por cualquier medio de contacto registrado del titular en nuestras bases de datos, actividades de mercadeo, el envío de información comercial de nuestros servicios y productos comercializados, promociones, descuentos, eventos, alianzas, novedades, cotizaciones y demás información de interés, atención de peticiones, quejas, reclamos y cualquier solicitud efectuada por el titular.

En adición a las finalidades descritas, Coltolima Ltda. Tratará los datos personales de los titulares para fines estadísticos, el cumplimiento de las obligaciones legales y reglamentarias a las que se encuentra sujeta la Sociedad, así como para las demás finalidades para las cuales los titulares otorguen su autorización en el proceso de recolección de los datos personales.

La información capturada a través de cámaras de circuito de vigilancia será tratada para efectos de seguridad de las personas y activos que se encuentren en las instalaciones de Coltolima Ltda., y ser transmitida o transferida a las autoridades correspondientes. 

Los Encargados o terceros que tengan acceso a los datos personales por virtud de la Ley o contrato, harán el tratamiento exclusivamente para las finalidades mencionadas.

5. Vigencia del Tratamiento El tratamiento de los datos personales tendrá una vigencia igual al periodo en que se mantenga la finalidad o finalidades para las cuales la información fue recolectada, o el periodo de vigencia que señale la ley, contrato o sentencia según corresponda.

6. Autorización Cuando Coltolima Ltda. Requiera tratar información, solicitará la autorización del titular al momento de la recolección de los respectivos datos. Esta autorización deberá ser expresa, bien sea de manera oral, escrita o mediante conducta inequívoca, y debe incluir las finalidades específicas del tratamiento para las cuales se solicita el consentimiento. La autorización será obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

De conformidad con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, no será necesario solicitar autorización cuando se trate de:

a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; 

b) Datos de naturaleza pública; 

c) Casos de urgencia médica o sanitaria; 

d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; 

e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas 

En todo caso, esta información será tratada de conformidad con lo que establece la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y esta Política.

7. Derechos de los titulares 

En virtud de la ley, los titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos: 

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Coltolima Ltda., en su calidad de Responsable del Tratamiento, y frente a los Encargados del Tratamiento. Los derechos de actualización y rectificación se podrán ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado en los términos de la Ley 1581 de 2012 (o en su defecto con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen). 

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a Coltolima Ltda. salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 (o en su defecto con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen). 

c) Ser informado por Coltolima Ltda. o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, después de agotado el trámite de consulta o reclamo ante Coltolima Ltda.

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Autoridad de Protección de Datos Personales de Colombia haya determinado que en el tratamiento el Responsable y/o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y/o a la Constitución. 

La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos o el Responsable tenga el deber legal o contractual de continuar con el tratamiento. 

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que sean objeto de tratamiento.  El titular puede consultar de forma gratuita sus datos personales: (i) al menos una vez cada mes calendario, y (ii) cada vez que existan modificaciones sustanciales de las directrices de tratamiento de la información que lo motiven a hacer nuevas consultas. 

8. Procedimientos para el ejercicio de los derechos de los titulares De conformidad con el objeto de esta Política, los derechos del titular son: conocimiento, acceso, rectificación, actualización, revocatoria y supresión de sus datos personales (siempre que no exista un mandato legal, jurisprudencial o contractual que faculte a Coltolima Ltda.para continuar con el tratamiento). 

El titular puede ejercer sus derechos, mediante una consulta o un reclamo dirigido al correo electrónico: [email protected], [email protected].

8.1. Procedimiento de Consulta Los titulares podrán formular una consulta a: [email protected], [email protected], cuando deseen acceder o consultar su información personal que reposa en las bases de datos de Coltolima Ltda., para lo cual deberán adjuntar copia del documento de identidad. Si quien formula la consulta es un representante legal y/o apoderado del titular, deberá adjuntar copia de su documento de identidad y el documento que acredite la calidad en la que está actuando (poder). 

La consulta, presentada de acuerdo a lo indicado en precedencia, será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, el interesado será informado de dicha situación, expresándole los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 

8.2. Procedimiento de Reclamo Los titulares podrán presentar un reclamo a [email protected], [email protected]. cuando consideren que la información contenida en una base de datos de Coltolima Ltda debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 o el Decreto 1377 de 2013. 

El reclamo deberá contener la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y la dirección, y deberá ir acompañado por la copia del documento de identificación, y si quien formula el reclamo es un representante legal y/o apoderado del titular, deberá adjuntar también el documento que acredite la calidad en la que está actuando (poder). Adicionalmente, el reclamo deberá ir acompañado por los demás documentos que se quiera hacer valer.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido .El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, lo cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

9. Medidas de seguridad de las bases de datos La información tratada por parte Coltolima Ltda. Estará sujeta a medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 

10. Vigencia de la Política 

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 19 de diciembre de 2021.